Organizira konferenciju? Evo nekih savjeta kako dovesti do izazov
Jun 08, 2017
Organizira istraživačkoj konferenciji može biti prilično izazov. Neki bi čak i savjetujemo vam da to ne radi. Ali to je i sjajna prilika i korisno iskustvo.
Stavljajući zajedno uspješan događaj ne mora da bude uzbrdo borba. Vi samo da zapamtite tri zlatna pravila: planirati unaprijed, okružite sjajan tim, i znam zašto to radite!
Evo nekoliko savjeta će vam pomoći u ovu avanturu.
1. Neuspjeh u planu planira na propast
Ne žurite u logistici. Prije nego što počnete rezervacije mjesto i pozivanje ugostitelja, morate uzeti malo vremena da se pripreme za konferenciju.
To će vam uštedjeti puno stresa i spriječiti u last minute iznenađenja.
Zamislite ono što želite vašu konferenciju izgledati. Koji će prisustvovati? Koji tip događaja će to biti? Kakav iskustva želiš ponuditi delegatima?
Onda se u pojedinosti. Koliko polaznici će biti? Koliko podnesaka ćete dobiti? Koliko dana će trajati?
Ako možete, stupite u kontakt sa prethodnim organizatorima da prikuplja informacije iz prethodnih godina. To će vam pomoći da postavite realan budžet.
I ne zaboravite da je nemoguće predvidjeti svaku sitnicu. Uvijek će postojati neka pitanja niste očekivali i to je u redu. Samo planiraju za ovo kao dobro.
2. Tu je snaga u brojkama
Od programa do logistike, financija i marketinga, organizira konferenciju uključuje višestruke aspekte koji zahtijevaju stručnost. Okolina se uz dobar tim će vam pomoći da efikasnije obavljaju različite zadatke bez preplavljivanja. Također će vam omogućiti da se fokusiraju na osnovne ciljeve: veliki sadržaj, dobra govornika, i bavi prisutne.
Izaberite svoj tim pažljivo. Tražiti entuzijasta, u organizaciji i prešao timski igrači je organizacijski odbor ne bi trebali imati previše članova, da bi donošenje odluka i koordinaciju glatko. Jonathan Khan pronalazi tri je dobar broj. Sve ovisi o veličini vaše konferencije i koliko vremena imate na rukama.
Naučite da delegirati. Možete dodijeliti odbora na nekoliko područja odgovornosti: logistike (mjesto, smještaj, A / V, ugostiteljstvo, transport), tehnički program, uvodničari, finansije i sponzora, registracija, marketing (komunikacija, PR, web stranice, društvene mreže ...). Na vrhu jezgra organizatora, možete upisati volonteri će vam pomoći na dan konferencije ili manje zadatke. Studenti će često vide kao dobru priliku i sretno pomoći.
Ako imate budžet, smatraju unajmljivanje PCO ili konferenciju ured. Biti akademik, event management nije nužno svoj forte. Ovi stručnjaci su stručnjaci u organizaciji akademskim konferencijama. Oni će pružiti najvrednije pomoć posebno uz logističku stranu stvari.
3. Embrace tehnologija
Postoji toliko mnogo načina na koje možete iskoristiti moć tehnologije.
Prije svega, koristite apstraktni sistem upravljanja za prikupljanje, peer review i prihvatiti podneske i za upravljanje programom. Da, mi smo pristrasni, ali ne možemo dovoljno naglasiti koliko vremena to će vas spasiti!
Tokom konferencije, pobrinite sve sobe imaju odgovarajuće A / V opremu i da se to radi! I zapamtite, ovo je 21. stoljeće! Skoro svi nosi laptop, pametni telefon ili tablet i da će žele imati pristup internetu. Wi-Fi može biti veliki problem na konferencijama. Pobrinite se da provjeriti unaprijed lokacija, da će oni pružaju bežičnim dovoljno bandwidtha.
Također možete iskoristiti mobilnih aplikacija za poboljšanje iskustva delegata. Postoji mnogo aplikacija tamo, kako bi pomogli polaznicima mrežu, idite na konferenciji, kreiraju svoje raspored, itd
4. Odaberite zvučnike pažljivo
Pronalaženje pravog uvodničar je od ključne važnosti, ali može biti nezgodno. Dobar uvodničar će privući delegata i postavite ton za istraživanje konferenciju.
Razmislite o tome kakav govornika i prezentacija želite. Težiti različitosti. Pozivamo oba poznati istraživača i mlade istraživače, i pokušaj da se dobro rodne ravnoteže.
Pobrinite se da imate plan B u slučaju zvučnika otkazati!
5. Držite ih je pisao
Potrebno je da osmisliti efikasan plan komunikacije. Implementirati strategiju na sadržaj koji ćemo dijeliti, kada i kome. Na vaše web stranice, objavljivanje intervjua, blog, slike, programi, najave govornik ... redovno ažurirati sadržaj da malo uzbuđenja.
Budite u kontaktu sa svojim delegatima i zvučnike. Možete koristiti alate kao što su MailChimp za slanje masovne e-pošte na svoj delegata. Pobrinite se da dobiju sve potrebne detalje i upute o vašoj konferenciji: mjesto adrese, datumi, smjernice, kontakt podatke, savjete ...
Dobra komunikacija je važna tokom konferencije. Dodaj znaci da se ukaže prisutnima prema prezentacije sobe, stola registracije, ručak područja ili toaletima. Napraviti nekim najavama tokom dana obavijestiti delegata odvijanja događaja i imaju volonteri i članovi osoblja na raspolaganju za sva pitanja i voditi delegata. I ne zaboravite da se zahvalim! Pošaljite email na delegata i pismenu napomenu govornicima, članovi komisije i volontera da im se zahvalim za njihov doprinos.
6. Omogućiti umrežavanje Umrežavanje je jedan od glavnih razloga zašto istraživači prisustvovati svoj konferenciji. Vaš posao je da im pomogne da upoznam zanimljive ljude. Kako? Prije svega, pobrinite se da izdvojiti dovoljno vremena za umrežavanje mogućnosti i diskusije. Ne natrpati svoj program sa prezentacijama - izgraditi puno proboja i kave sesija kako bi se omogućilo delegate da diše i chat. I odabrati odgovarajući podesiti za "društvene" prostorije: Imam sofe i stolice za ljude da sjesti i razgovarati. Organizirati društvene događaje, kao što su stranke, koktele i večere. Trebalo bi uzeti u obzir radi neke eksperimente promovirati učešće, kao što je organizacija "unconferences" i korišćenje cool mobilnih aplikacija za podsticanje umrežavanje. Zaključak Organiziranje akademskoj konferenciji uključuje mnoštvo zadataka, od kojih većina ima veze sa akademije. Moraćete da se organizuje kako bi se sa svima njima. Ako ste organizovanje konferencije po prvi put, tražiti neki savjet iz prošlosti organizatora ili profesionalci Dokle god uspjeli dobiti svoj patke u nizu i držimo savete na umu, vi ćete biti na putu za uspješnu događaj!
Više informacija na: http: //www.tenveo-video-conference.com/
Ako želite video konferencije kamere i omnidirekcioni mikrofon, možete se obratiti Tenveo menadžer prodaje Rachel, ona te vam dati rješenja i popuste.
Tel: 8613657740706
WhatsApp: 008613657740706
E-mail: sales01@tenveo.com
SKYPE: Rachel Liang
QQ: 451810239
Wechat: 13657740706
