Tps za dobre sastanke na daljinu

Savjeti za dobre sastanke na daljinu

Sastanci na daljinu štede vreme i proizvode brže rezultate

Neke od prednosti sastanaka na daljinu su:
• Smanjiti ili eliminisati putne troškove
• Povećanje efikasnosti kompanije - vrijeme putovanja postaje vrijeme rada
• Smanjiti nivo stresa među zaposlenima - ravnotežu između posla i života
• Jednostavna i spontana
• Ekološki prihvatljiv

Savjeti za dobre telekonferencije

Priprema (ako predsedava sastankom)

• Svrha. Imajte jasnu svrhu sastanka i ono što očekujete od učesnika. Da li je to sastanak za informacije, diskusiju ili odluku?
  • Pravi ljudi. Pozovite prave ljude, ljude koji i dodaju nešto sastanku i koji iz njega izvlače nešto.
  • Obavezna očitavanja. Pošaljite učesnicima potrebna čitanja i lični komentar za svakog od učesnika o tome šta se od njih očekuje. Da li oni treba da donesu određene informacije na sastanak ili da objasne nešto posebno.
  • Jasan dnevni red. Slanje dnevnog reda i liste učesnika na vrijeme prije sastanka.
  • Inform. Objasnite kako se pridružiti sastanku (telefonski broj i bilo koji PIN kod) ili da li će biti pozvan sudioniku.
  • Test. Pre nego što započnete svoj prvi sastanak, napravite nekoliko test poziva i isprobajte različite funkcije. Može se desiti da vaša centrala zahteva posebne komande za pozivanje više učesnika - proverite sa svojim menadžerom telefonije.
  • Dokumentacija. Kako će se sastanak dokumentovati? Dobro je koristiti funkciju snimanja.
  • Pojednostavi. Ako je sastanak ponovljen, dodajte učesnike kao grupu u vodič za konferenciju ili dodajte pojedinačne kontakte u imenik.
  • Počnite i završite na vrijeme. Uvek započnite sastanak u dogovoreno vreme, čak i ako nedostaju učesnici.
  (Planirajte kratku pauzu ako sastanak treba produžiti).
  • Pratite i pratite. Sumirajte, pratite i šaljete bilješke sa sastanaka neposredno nakon sastanka. [Odredite rokove i neka svi znaju ko je za šta odgovoran].

Tokom sastanka (ako predsedava sastanak)

• Introductions. Dobrodošli i predstavite sve. Ovo dovodi do dobrog početka sastanka i osigurava inkluzivnu atmosferu, čak i za one ljude koji nisu na terenu. Ako sastanak nije jako velik (do 10 ili više učesnika), zamolite učesnike da se kratko predstavi kako bi dobili uho za svoj glas. Uvek pokušajte da stvorite atmosferu koja ljudima daje osećaj da sede zajedno, čak i oni koji učestvuju na drugim lokacijama.
  • Minutes. Vodite beleške ili postavite sekretaricu koja može uzeti zapisnik i imati pristup snimku ako je napravljen.
  • Agenda. Osoba koja vodi sastanak objašnjava o čemu se radi i koliko dugo će se održati sastanak i daje kratak pregled dnevnog reda.
  • Prekidi. Započnite sastanak objašnjavajući osnovna pravila za sastanak i što može biti uznemirujuće.
  Nećete čitati e-poštu, surfati na pametnom telefonu, raditi s drugim zadacima itd.
  • Prekidi. Ako sastanak traje duže od 45 minuta, napravite pauzu kako biste ljudima omogućili da se protežu 10-15 minuta prije nastavka.
  • Postići dogovor. Pre nego što pređemo na novu stavku, proverite sa raznim učesnicima da li neko želi nešto da kaže. To čini da se svi osećaju uključenim.
  • Dinamično. Upravljajte i razmotrite dinamiku u grupi. Pobrinite se da se svako izjasni o pitanju o kojem se raspravlja, da se bave sukobima.
  • Objasnite. Ako se nešto dogodi u prostoriji (koja bi se možda mogla nasmijati), objasnite šta se događa sa svakim ko učestvuje telefonom kako bi se osiguralo da se svi osjećaju uključenim.
  • Vreme za pitanja. Odvojite vrijeme za rješavanje bilo kakvih pitanja.
  • Novi sastanak. Ako postoje pitanja koja treba pratiti, dogovorite vrijeme za sljedeći sastanak.

Nakon sastanka (ako predsjedava sastanak)

• Pratite i pratite. Sumirajte, pratite i šaljete bilješke sa sastanaka neposredno nakon sastanka. Postavite rokove i neka svi znaju ko je za šta odgovoran.

Za sve koji učestvuju na sastanku (na udaljenoj lokaciji)

• Mir i tišina. Pokušajte pronaći što je moguće mirnije mjesto za sjedenje.
• Parkirajte. Ako učestvujete iz svog automobila, parkirajte se sigurno, npr. Na parkiralištu, prije nego što se pridružite sastanku.
• Isključite mikrofon. Ako sedite negde sa mnogo pozadinske buke, npr. Na aerodromu ili u autu ili kafiću, isključite mikrofon (nijemi) kada ne govorite.
• Budite spremni u dovoljno vremena. Pobrinite se da ste na dobrom mjestu za sastanak kako biste sebi dali priliku da porazgovarate s drugim sudionicima prije početka sastanka (na isti način kao što bi to učinili ljudi u konferencijskoj sobi zajedno).
• Predstavi se. Ako imate nešto da kažete, pobrinite se da ljudi prepoznaju vaš glas tako što ćete se predstaviti prvo.
• Držite ljude informisanim. Ako se prekinete (loš prijem, itd.), Odmah pozovite i, u pogodnom trenutku, neka drugi učesnici znaju da ste bili odsutni neko vrijeme.
• Fokus. Koncentrišite se na sastanak. Nemojte čitati e-poštu ili raditi druge stvari tokom sastanka.