9 Savjeti za Efektivna Online Sastanci

Nedavno smo pisali popularan članak o tome da imaju efikasan sastanke. Neki ljudi je istakao da je online sastanci zahtijevaju poseban set vještina, a to može biti teško pratiti isti savjet koji smo dali za sastanke u-lice. Sa tako mnogo ljudi koji rade od kuće, činilo se kao dobra ideja za rješavanje ove vrste sastanaka. Budući da sam prije svega rad od kuće, dobar postotak od mojih sastanaka radi pomoću video konferencije i dijeljenje ekrana. Nakon toga ovo za nekoliko godina, ovdje su neke od najboljih savjeti bih ponuditi za ljude koji počinju da rade online sastanaka.

1. Ostani fokusiran

Lako je biti zbunjen ili pokušavaju da multi-zadatak kada ste u online sastanak. Ne radi to. Pogotovo ako ste na video, ostati fokusiran na sastanku i ne dozvolite da vaš pas ili klinci dolaze u kancelariju ili se pojavi na kameri. Ako ste fizički na sastanku, vaše prisustvo daje neke "tačke" za pozornost, čak i ako ste u doodling ili gledajući kroz prozor. Sa sastanka na mreži, čak i vrlo mala količina ometanja može učiniti da izgledate kao da ne obraća pažnju na sve.

Uradio sam video konferencije na kojoj je postajalo sve prekinut ili ometen sa drugim telefonskim pozivima, itd Na video konferencije jedan pojedinac, ne dodje do 10 puta više neprofesionalno nego u lice.

2. Nabavite tehnologija pravo

Pretpostavimo da je tehnologija će biti problem i sebi više opcija i dovoljno vremena da se sve u redu. Evo nekih stvari koje treba uzeti u obzir radi:

Ponovo pokrenite računalo ispred vremena. Ako povremeno potrebno da ponovo pokrenete računalo da se ne zaglibe, učinite to uoči sastanka. Vi ne želite da prisili svi čekati dok ponovo pokrenete uređaj.

Spojite 10 do 15 minuta ranije. Ako postoje bilo kakvi problemi, želite da budete sigurni da unaprijed znaju za njih. To se posebno odnosi ako koristite web konferencijski sistem da ste upoznati s. Možda postoji mali učenja i mogu postojati neke alate koje treba preuzeti i instalirati.

Imaju alternativne informacije o vezi na raspolaganju. Mnoge web konferencije rješenja omogućiti da koristite zvuka u odnosu na vašem računalu ili preko telefona. Pobrinite se da imate informacije koje su vam je potrebno za povezivanje oba načina. Ako se problemi veze napraviti video prikaz malo sušeno meso, to nije velika stvar, ali ako ljudi ne mogu da shvate ono što kažeš da neće biti u stanju da daju svoj doprinos.

Pobrinite se da vaša internet veza neće biti zasićene. Ne pokušavajte napraviti video konferencije dok neko drugi pokušava da uploadati cijeli DVD podataka. U većini mjesta, brzina upload ti je usko grlo, ali to ne radi u oba smjera. Glas je posebno osjetljiv na brzinu veze, pa ako imate problema, pokušajte koristiti telefon za glas vezu tako, na minimum, možete čuti i čuti jasno.

Imati backup vezu da možete lako prebaciti na. Ako radite puno video konferencije od kuće, to je vjerojatno vrijedi da ima rezervnu internet vezu. U mnogim mjestima, možete dobiti DSL linija za $ 15 do $ 30 mjesečno. Međutim, to je samo korisno ako znate kako se brzo prebacili na nju u slučaju da nešto pođe dole.

Isključite druge programe. Ne pokušavajte napraviti video konferencije dok je uređivanje aplikacija video ili gomila ogromnih Photoshop datoteke su otvorene. Zatvori programe koje ne trebaju. To će smanjiti šanse za računalo rušenje i povećati raspoloživa sredstva za obavljanje video konferencije.

Koristite UPS-a. Vi ne želite da se pokucao na mreži ako je napajanje blipova isključivanje i ponovo. Pobrinite se da imate cijeli lanac komunikacije priključen na rezervnu bateriju. Ako je vaš računar na rezervne baterije, ali tvoj kablovski modem nije, i dalje imate slaba karika ako nestane struje.

3. Pratite sa Pregled e-mail

U pravom sastanku, neke od vrijednih dijelova javljaju nakon sastanka je završen. Ljudi govore o onome što će učiniti, pojasniti obaveze, itd Pokušajte ponovo ovo ako možeš. Slanje Pregled e-mail onoga odluke su donosili i koji je počinio ono što će pomoći da da nema nesporazuma i pomoći u stvaranju rekord koji si svatko može koristiti.

4. Argue uljudno

Kao što je Brian ističe, tvrdeći može biti dobra za sastanke, ali ne možete raspravljati na isti način preko video konferencije kao što možete u lice ne postane kreten. Trebalo bi da i dalje raspravljati. Kao što smo rekli, najvažniji dio sastanka radi kroz neslaganja i zahvatanje ideje. Ipak, morate biti posebno oprezni da bude ljubazan, jer ste u podređenom položaju kada je u pitanju neverbalnu komunikaciju. Vaš govor tijela i držanje neće prenijeti, kao i kroz video kamera kao što je to u lice, tako da je način na koji govore stvari postaje mnogo važnije.

Evo nekoliko načina da se raspravlja pristojno:

Navesti poziciju druge osobe s empatijom. Ovo pomaže pokazati da razumiju ono što su govorili. Dodavanje fraze poput "Vidim zašto mislite da je to važno" i "vidim vrijednost u ovom iz perspektive XYZ." Prikazano razumete nečiju poziciju i važnost njihova pozicija je vrlo vrijedan način da ih razumem gledišta, jer ih drži od toga da u odbrani.

Ostati fokusiran na Issue ne ljudi. Biti vrlo oprezni da ne učiniti ništa što bi izgledalo kao lični napad.

Čekam da iznese svoju poziciju. Nemojte početi razgovarati s idejom pola formulirana. To nije nerazumno da napišem nekoliko riječi ističući svoj argument prije nego što počnete da razgovarate. Zapamtite, vi ste na neverbalnu komunikaciju mana, tako da verbalna komunikacija mora biti kristalno jasno i ekstra uvjerljiv.

Adresa bilo neprijateljstvo, čak i ako je manja. Govoreći stvari poput: "Ja znam da snažno osjećati o tome i cijenim vašu strast" može pomoći da stvari fokusiran na idejama i pomoći difuzne neprijateljstvo između pojedinaca.

Planiraj unaprijed. Ako znate neki diskusija vjerovatno postati sporno, planirati unaprijed. Ako znate Joe dobiti ljut zbog vaše ideje, ali Susan podržava, razgovara sa Susan ispred vremena. Možda možete oboje prisutni delove svog položaja tako Joe nije fokusiran na jednu osobu. Možda Susan mogu predstaviti ideja, jer ona ima bolji radni odnos sa Joe i da će biti u istoj sobi s njim tako da nije na neverbalnu komunikaciju mana.

Praćenje s ljudima preko telefona. Brz telefonski poziv nekoliko ljudi nakon sastanka može biti korisno da pomognem da nema ljutnje. To može pomoći replicirati neke interakcije koje se javljaju nakon sastanka u-lice javlja kao ljudi se vratiti na svoje stolove.

5. se pripremio

Pobrinite se da imate sve pripremljeno prije sastanka. Video konferencije će težiti da uveličati bilo nedostatak pripreme na svom dijelu, kako bi bili sigurni da imate bilo kakve dokumentacije ili datoteke, gdje možete ih lako dobiti bez gledanja okolo. U stvarnom životu, nagnuo da pogleda u aktovku ne može biti velika stvar, ali ako nestane sa ekrana da se nešto može učiniti da izgledate kao da niste uradili pripreme rada. Većinu vremena, ne želite da nestane sa ekrana, ako vam može pomoći.

6. Pogledajte u kameru

Najboljih sistema video konferencije dopustiti da pogledate ljude, dok gleda direktno u kameru. Učiniti svoje najbolje da postavite video kameru s ovim na umu. Ako ste u potrazi za levo na sliku drugih ljudi i video kamera je na desnoj strani, izgleda kao da su samo buljili sa strane. Ako ne možete vidjeti oba, to je obično dobra ideja da pogleda kameru kako bi dali sve na druge kontakt kraj oka. Ako vaš ekran prikazuje pregled vašu sliku pokušavaju da postavite kameru i prozor tako da izgleda kao da si u potrazi sebe u oči.

7. Očistite, bez ometanja u pozadini

Budite vrlo svjesni onoga što je u pozadini iza vas ili na vašem stolu ispred vas. Pokušajte zadržati svoj ured kao čista i nered slobodan moguće. Biti vrlo oprezni o tome da ljudi hodaju iza vas. To može biti zbunjujući, izgledaju neprofesionalno i oni mogu završiti radi nešto neugodno. Informativne emisije da pokaže sve svoje analitičara naporno radili iza njih na racunaru. Nedavno financijske informativnoj emisiji pokazao je radnik gledajući kupaći kostim slike na svom monitoru u pozadini. U idealnom slučaju, želite da vaš stol postavljen tako da ljudi ne mogu hodati iza vas. Ako radite kod kuće, ne želite da jedan od vaša djeca trče okolo u pozadini.

8. Koristite dobra kamera

Dok je ugrađena kamera na laptopu, može raditi, vjerojatno ćete imati kvalitetnije s vanjskim kamerom. Ja koristim DV kamkorder zakačen u moj kompjuter sa FireWire i proizvodi vrlo lijep rezultat. To može imati koristi vas da malo vremena da shvate kako balans bele boje radi na fotoaparatu. Radio sam neke online sastanaka s ljudima koji izgledaju kao da su upravo proveli 10 sati u solarijum jer im je kamera čini tonovi kože izgledaju jarko crvena. Iako nije velika stvar, više profesionalnih možete pogledati, to bolje. Još jedna karakteristika mi se sviđa moja kamera je kontrola zuma daljinskog upravljača. To ga čini lakše da uokvirite sliku bez posegnuti za kameru ili ostaviti sliku.

Pobrinite se da imate dovoljno svjetla. Ako je ugrađen fotoaparat u svjetlu, pokušajte uključivanja. Otvaranje hladu ili uključivanje drugu lampu može napraviti veliku razliku u tome kako dobro svoj imidž gleda u drugim polaznicima.

9. Kraj na vrijeme

Želite da ljudi da se pojavi na vrijeme za svoj važan sastanak. Morate im dati istu razinu poštovanja i kraju, kada kažeš da će se završiti. Ako nastavite na vrhu vremenskom rasporedu vašeg dnevnog reda je, završava na vrijeme ne bi trebalo biti previše teško, a završava početkom je uvijek dobra stvar, previše.